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Conseils pour planifier un voyage de groupe

Salo Aburto était ravi de son premier voyage en Europe le mois dernier. Le plan était une escapade de deux semaines avec son meilleur ami de l’université à Bruxelles, Amsterdam, Paris et Berlin. Son ami était marié et vivait à Bruxelles et semblait désireux de jouer au guide touristique. (Son mari les a rejoints pendant quelques jours.) Aburto, 27 ans, spécialiste du contenu numérique pour un groupe environnemental à but non lucratif à Washington, prenait deux semaines de congé pour l’aventure. Le couple voyagerait ensemble pour la première fois.

En quelques jours, le voyage s’est transformé en son « pire cauchemar ».

Des fissures se sont rapidement manifestées : il est organisé et aime avoir « un itinéraire, plus un plan A et un plan B », alors qu’elle est plus spontanée. Il est devenu frustré de ne pas avoir le temps d’explorer par lui-même et a senti que ses priorités étaient ignorées. Ils se sont même battus pour ses ronflements. Des désaccords mineurs et des snipes ont abouti à une bagarre explosive à Berlin. La prochaine fois qu’il l’a vue, c’était à l’aéroport, où elle a changé de siège dans l’avion qu’ils avaient réservé ensemble pour Bruxelles. Aburto a passé les trois derniers jours là-bas à tenter de sauver seul le voyage.

Ils ne se sont pas parlé depuis qu’il a quitté l’Europe il y a un mois, bien qu’ils se soient réunis pour prendre un café juste avant son vol de retour, et il espère qu’ils réorganiseront leur relation avec le temps. Mais il réfléchira à deux fois avant de repartir avec des amis. « Cela me rend triste, car j’ai l’impression que ce voyage a complètement détruit une relation incroyable », a-t-il déclaré.

La chance de voir de nouveaux endroits et de créer des souvenirs avec des amis est attrayante, mais beaucoup de choses peuvent mal tourner. Les personnalités peuvent s’affronter, les objectifs peuvent différer, les planificateurs bien intentionnés peuvent faire des erreurs stupides. Qu’il s’agisse d’un week-end amusant ou d’une excursion internationale de plusieurs semaines, voici comment faire passer un voyage d’une idée à la réalité – et comment y survivre avec des amitiés intactes.

Définissez (et acceptez) les attentes. Clarifier le but du voyage peut faciliter le processus de planification. Un voyage à Paris dans le but de voir autant de musées que possible aura un rythme plus rapide et plus de sorties programmées qu’un week-end de détente dans une maison au bord du lac. Parlez de ce que la plupart des membres du groupe veulent faire, et les gens peuvent décider s’ils veulent participer. Lors d’un récent week-end d’anniversaire à New York avec des amis, par exemple, j’ai clairement indiqué que je ne resterais pas aussi tard dans les clubs que le reste du groupe.

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Clouez les dates tôt. L’un des aspects les plus difficiles des voyages de groupe est de faire en sorte que tout le monde s’engage. Les gens ont des horaires chargés et des périodes de congé variables; créez un formulaire Google ou Doodle et demandez à chacun de consulter son calendrier et de fournir des plages de dates lorsqu’il est libre. Choisissez les dates qui se chevauchent le plus.

« Si vous êtes la personne qui organise ces voyages, vous devez vous préparer à ce que tout le monde n’y aille pas », a déclaré David Bell, 27 ans, étudiant au doctorat en physique. à l’Université de Washington à Seattle qui a voyagé avec son groupe d’amis du lycée tous les deux ans depuis 2013. « Il n’y aura pas de rendez-vous parfait. »

Choisissez un organisateur de groupe. Le voyage n’aura pas lieu si personne ne s’en charge. Vanessa Bowling Ajavon, fondatrice du Girls Vacation Club, une agence de voyages basée à DC qui organise des voyages de groupe pour les femmes, recommande de nommer une personne comme planificatrice principale. Cette personne prendra des décisions et maintiendra le groupe sur la bonne voie. Ajavon a vu de nombreux voyages potentiels se dissoudre parce que personne ne voulait prendre les devants. « Si vous avez trop de gens qui font des recherches, ça va devenir vraiment bâclé », a-t-elle déclaré.

D’autres peuvent être chargés de réserver des aspects spécifiques, tels que des hôtels, des restaurants et des activités, tandis que le planificateur désigné garde tout le monde sur la bonne voie.

Réglez tout de suite les problèmes d’argent. Ne partez pas en voyage sans avoir des attentes claires quant au coût, à ce que tout le monde peut payer et à la manière dont les gens seront remboursés. Personne ne veut être surpris par une facture élevée et personne ne veut courir après les paiements.

Les voyageurs avec des budgets différents peuvent toujours passer des vacances ensemble. Olivia Rempel, 29 ans, experte en vidéo pour un centre de communication environnementale en Norvège, voyage régulièrement avec des amis aux revenus différents. En mai, elle et son mari ont rejoint six autres personnes lors d’un voyage de plongée en Jordanie et ont ensuite visité la réserve désertique de Wadi Rum ; le reste du groupe a séjourné dans un camping de luxe avec des tentes aux toits transparents pour voir les étoiles, tandis que Rempel et son mari ont choisi un camp bédouin moins cher à proximité.

« S’ils font des folies, nous le respectons totalement, mais nous connaissons notre budget et nous le respectons », a-t-elle déclaré.

Si quelqu’un fait face à de l’argent, déterminez comment et quand chacun paiera sa part. Holly Trantham, directrice créative de Financial Diet, a utilisé une carte de crédit pour acheter des billets d’avion pour voir Lady Gaga à Las Vegas ; elle a dit à ses amis quand les paiements étaient dus pour donner aux gens le temps d’épargner. « Je voyageais avec de très bons amis qui, je le savais, me rembourseraient », a-t-elle déclaré.

Gardez une trace des dépenses de chaque personne et réglez les factures rapidement après le voyage. Trantham et Rempel recommandent d’utiliser Splitwise, une application qui comptabilise les dépenses individuelles. Si quelqu’un a besoin de plus de temps pour payer, fixez-vous un échéancier et respectez-le.

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Soyez prêt à faire des compromis. Les personnes ayant des habitudes différentes peuvent bien voyager ensemble tant que les attentes sont définies tôt. Dans un grand groupe, assurez-vous que chaque personne fait au moins une chose qui lui tient à cœur.

Vous pouvez décider de ne pas voyager avec un ami si son style de voyage ou ses attentes diffèrent trop des vôtres. « Vous pouvez être un très bon ami pour quelqu’un et décider que ce n’est pas quelqu’un avec qui vous voulez voyager », a déclaré Trantham.

Gardez l’itinéraire flexible. La plupart des voyageurs veulent un mélange entre les activités programmées et les temps d’arrêt. Sécurisez les billets ou les réservations pour toutes les activités de groupe à l’avance, afin qu’elles ne se vendent pas. Planifiez des repas de groupe, mais laissez les autres non planifiés, afin que les gens puissent essayer différents endroits. Rempel enregistre les restaurants sur Google Maps, elle a donc des recommandations pré-vérifiées, même lorsqu’elle se promène.

Ajavon construit ses itinéraires en gardant à l’esprit la flexibilité. « Vous pouvez rester avec le groupe autant que vous le souhaitez, mais vous pouvez aussi partir et faire votre propre truc », a-t-elle déclaré. Lors d’un voyage à Paris, par exemple, elle a dormi et a rencontré ses amis pour le déjeuner après avoir visité le Louvre, où elle était déjà allée.

Construisez du temps seul. Même les meilleurs amis ont besoin de temps loin les uns des autres. Tenez compte du temps passé seul, qu’il s’agisse de rester dans des pièces séparées ou de consacrer du temps à des sorties en solo. Aburto a déclaré qu’il réserverait toujours sa propre chambre à l’avenir. « Même si je dois payer plus d’argent, je serai plus heureux de revenir dans ma propre chambre », a-t-il déclaré. Pour un prochain voyage à New York, il a réservé une chambre d’hôtel au lieu de prévoir de rester avec des amis locaux.

Coupez-vous les uns les autres. Même les plans les mieux conçus peuvent dérailler. Bell, l’étudiant en physique, était chargé de réserver des Airbnb lors d’un voyage en Europe en 2019 et « a reçu un peu de chaleur » pour avoir « réservé de vrais déboires ». Mais ses amis pardonnaient. Rappelez-vous pourquoi vous voyagez ensemble et essayez de vous amuser.

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